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章  总则

条  为了进一步加强嘉兴市中新医疗创新研究院（以下简称“本研究院”）的档案管理，完整系统地保存本研究院各种活动中形成的各种文字、图表、录音、录像、盘片等各种载体档案，提高归档文件材料质量，以适应领导决策科学化和各种工作的需要；提高档案工作的管理水平，使其科学化、规范化，充分发挥档案的作用。根据《中华人民共和国档案法》、北京市卫生局和北京市民政局对档案管理工作的要求，结合本研究院实际情况制定本办法。
第二条 本研究院的档案是指本研究院在各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录。
第三条 本研究院的档案工作是本研究院管理工作的重要组成部分，是开展本研究院业务和各项工作的重要依据和必要条件，是积累历史资料和经验，维护本研究院历史全貌的一项重要工作。本研究院各级领导要加强和支持档案工作，以确保和维护本研究院档案的完整和安全。
第二章  管理体制和各部门职责
第四条 本研究院档案管理工作由秘书长主管，秘书处具体执行。
第五条 本研究院秘书处要有专职人员负责文件材料的收集、整理和立卷归档工作。及时收集各工作部门、二级机构上报的文件材料并及时归档保存。
第六条 本研究院各工作部门、二级机构在开展业务活动中形成的各种文件材料要归档保存，并分门别类上报秘书处。
第七条 本研究院在制定计划、总结工作、编制总体发展规划时，同时将档案工作纳入其中，要将档案工作列入领导议事日程，切实解决档案工作在机构、人员、经费等方面的问题。
第八条 本研究院的档案工作受北京市卫生局和北京市民政局的监督、检查和指导。
第三章  文件材料的积累、立卷和归档
 第九条  凡是在本研究院业务活动中形成的记载本研究院工作活动，反映本研究院历史面貌，有查考利用价值的文件材料，以及上级下发与本研究院工作有密切联系的文件，均应归档。
 第十条  各部门要建立和完善归档制度，要把档案工作纳入本部门职责范围，做到各项工作都有完整、准确的文件材料档案。
第十一条  为了保证归档文件的齐全、完整，使档案工作有条不紊，便于随时查找利用，为年终整理立卷打下基础，必须坚持平时立卷制度。
第十二条  根据本研究院业务活动内容，产生文件情况，编写平时立卷条款、类目，设若干个卷夹，平时将办理完毕的文件材料分门别类，对号入座，及时归入卷夹内，年终经过系统处理，装订成册。
第四章  档案案卷质量要求
第十三条 归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷。
第十四条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对年立卷；跨年度的总结放在针对的后一年立卷；跨年度的会议文件放在开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷；其它文件材料的立卷应按有关规定执行。
第十五条  卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后；其它文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。
第十六条  卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号或件号；图象和声像材料等也应在装具上或声像材料的背面逐步编号，并用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容。
第十七条  永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。对文件的标题不要随意更改和简化；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；卷内文件目录放在卷首。
第十八条  有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。
第十九条  文书档案案卷封皮、卷内文件目录、备考表、档号的格式按《文书档案案卷格式》执行。其它载体的档案案卷格式应按有关规定执行。
第二十条  接受时间，文书档案和其它载体的档案均在次年三月底以前接受完毕。
第五章  附  则
第二十一条 本办法经常务理事会审议通过后执行，解释权归常务理事会。